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所属知识领域:项目沟通管理
所属过程组:规划过程组
第一部分 项目管理知识体系指南 / 10 项目沟通管理 / 10.1 规划沟通管理 / 10.1.2 规划沟通管理:工具与技术 / 10.1.2.5 沟通方法
post_title:沟通方法
post_content:

项目相关方之间用于分享信息的沟通方法有几种。这些方法可以大致分为:

  • 互动沟通。在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。
  • 推式沟通。向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送,但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。在推式沟通中,可以采用的沟通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿。
  • 拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。

应该采用不同方法来实现沟通管理计划所规定的主要沟通需求:

  • 人际沟通。个人之间交换信息,通常以面对面的方式进行。
  • 小组沟通。在三到六名人员的小组内部开展。
  • 公众沟通。单个演讲者面向一群人。
  • 大众传播。信息发送人员或小组与大量目标受众(有时为匿名)之间只有最低程度的联系。
  • 网络和社交工具沟通。借助社交工具和媒体,开展多对多的沟通。

可用的沟通工件和方法包括(但不限于):

  • 公告板;
  • 新闻通讯、内部杂志、电子杂志;
  • 致员工或志愿者的信件;
  • 新闻稿;
  • 年度报告;
  • 电子邮件和内部局域网;
  • 门户网站和其他信息库(适用于拉式沟通);
  • 电话交流;
  • 演示;
  • 团队简述或小组会议
  • 焦点小组;
  • 相关方之间的正式或非正式的面对面会议
  • 咨询小组或员工论坛;
  • 社交工具和媒体。

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post_title: 项目沟通管理
post_excerpt: 第一部分 项目管理知识体系指南 / 10 项目沟通管理
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项目沟通管理包括通过开发工件,以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。项目沟通管理由两个部分组成:第一部分是制定策略,确保沟通对相关方行之有效;第二部分是执行必要活动,以落实沟通策略。

项目沟通管理的过程包括:

10.1 规划沟通管理 — 基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产,以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

10.2 管理沟通 — 确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

10.3 监督沟通 — 确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。

图 10-1 概括了项目沟通管理的各个过程。虽然在本《PMBOK® 指南》中,各项目沟通管理过程

以界限分明和相互独立的形式出现,但在实践中它们会以本指南无法全面详述的方式相互交叠和相互作用。

图 10-1项目沟通管理概述

项目沟通管理的核心概念沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。信息交换的方法包括:

沟通是指用各种可能的方式来发送或接收信息,或者通过沟通活动(如会议和演讲),或者以工件的方式(如电子邮件、社交媒体、项目报告或项目文档)。

项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目相关方沟通,包括来自组织内部(组织的各个层级)和组织外部的人员。不同相关方可能有不同的文化和组织背景,以及不同的专业水平、观点和兴趣,而有效的沟通能够在他们之间架起一座桥梁。

沟通活动可按多种维度进行分类,包括(但不限于):

沟通可以为成功完成项目与项目集建立必要的关系。用于开展沟通的活动和工件多种多样,从电子邮件和非正式对话,到正式会议和定期项目报告。通过言语、面部表情、手势动作和其他行动有意或无意地发送和接收信息。为了成功管理与相关方的项目关系,沟通既包括制定策略和计划,以便创建合适的沟通工件和开展合适的沟通活动,也包括运用相关技能来提升计划和即兴的沟通的效果。

成功的沟通包括两个部分。第一部分是根据项目及其相关方的需求而制定适当的沟通策略。从该策略出发,制定沟通管理计划,来确保用各种形式和手段把恰当的信息传递给相关方。这些信息构成项目沟通-成功沟通的第二部分。项目沟通是规划过程的产物,在沟通管理计划中有相关规定。

沟通管理计划定义了信息的收集、生成、发布、储存、检索、管理、追踪和处置。最终,沟通策略和沟通管理计划将成为监督沟通效果的依据。

在项目沟通中,需要尽力预防理解错误和沟通错误,并从规划过程所规定的各种方法、发送方、接收方和信息中作出谨慎选择。

在编制传统(非社交媒体)的书面或口头信息的时候,应用书面沟通的 5C 原则,可以减轻但无法消除理解错误:

书面沟通的 5C原则需要用下列沟通技巧来配合:

有效的沟通活动和工件创建具有如下基本属性:

项目沟通管理的发展趋势和新兴实践在关注相关方,以及认可相关方的有效参与对项目及组织的价值的同时,也要认识到制定和落实适当的沟通策略,对维系与相关方的有效关系是至关重要的。项目沟通管理的发展趋势和新兴实践包括(但不限于):

同时也应尊重因文化、实践和个人背景而产生的对沟通语言、媒介、内容和方式的偏好。可以根据需要采用社交媒体和其他先进的电脑技术。多面性方法能够提高与不同年代和文化背景的相关方沟通的效果。

裁剪时需要考虑的因素因为每个项目都是独特的,所以项目团队需要裁剪项目沟通管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):

在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素在模糊不定的项目环境中,必然需要对不断演变和出现的细节情况,进行更频繁和快速的沟通。

因此,应该尽量简化团队成员获取信息的通道,频繁进行团队检查,并让团队成员集中办公。

此外,为了促进与高级管理层和相关方的沟通,还需要以透明的方式发布项目工件,并定期邀请相关方评审项目工件。


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post_name: 10.1.2.6
post_title: 人际关系与团队技能
post_excerpt: 第一部分 项目管理知识体系指南 / 10 项目沟通管理 / 10.1 规划沟通管理 / 10.1.2 规划沟通管理:工具与技术 / 10.1.2.6 人际关系与团队技能
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适用于本过程的人际关系与团队技能包括(但不限于):


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post_name: 10.2.3.2
post_title: 项目管理计划更新
post_excerpt: 第一部分 项目管理知识体系指南 / 10 项目沟通管理 / 10.2 管理沟通 / 10.2.3 管理沟通:输出 / 10.2.3.2 项目管理计划更新
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项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出,且通过组织的变更控制过程进行处理。可在本过程更新的项目管理计划包括(但不限于):


ID:999
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post_name: 13.3.2.1
post_title: 专家判断
post_excerpt: 第一部分 项目管理知识体系指南 / 13 项目相关方管理 / 13.3 管理相关方参与 / 13.3.2 管理相关方参与:工具与技术 / 13.3.2.1 专家判断
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见 4.1.2.1 节。应征求具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:


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post_name: 13.3.2.2
post_title: 沟通技能
post_excerpt: 第一部分 项目管理知识体系指南 / 13 项目相关方管理 / 13.3 管理相关方参与 / 13.3.2 管理相关方参与:工具与技术 / 13.3.2.2 沟通技能
post_content:

在开展管理相关方参与过程时,应该根据沟通管理计划,针对每个相关方采取相应的沟通方法。

项目管理团队应该使用反馈机制,来了解相关方对各种项目管理活动和关键决策的反应。反馈的收集方式包括(但不限于):